Políticas de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa Fundacion Niños del Sol adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, la empresa garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, el buen manejo de la información personal y los derechos de los Titulares de la información.
1. Identificación del responsable del tratamiento de la información personal.
Razón Social: Fundacion Niños del Sol
Domicilio: Envigado
Correo Electrónico: paula.nicholls@fundacioninosdelsol.org
Área Responsable: Administrativa
Cargo: Auxiliar Administrativa
2. Finalidad del Tratamiento de los datos personales.
Los datos solicitados a personas naturales o jurídicas serán utilizados únicamente con fines relacionados con la relación comercial como: generación e información de facturas, información relacionada con reportes de servicio técnico, información importante relacionada con los servicios de soporte técnico prestados por Fundación Niños del Sol, información requerida para la compra a través de medios de pago del cliente, de software y suscripciones requeridas para el servicio de soporte, información general relacionada con cotizaciones, propuestas comerciales, ventas y/o servicios. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre Fundacion Niños del Sol. y el Titular de la información.
PRINCIPIOS. En todo tratamiento de datos personales que realice Fundacion Niños del Sol se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales, en especial los siguientes:
Legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales Fundacion Niños del Sol, aplica las normas del ordenamiento jurídico relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
Nacionalidad: El tratamiento dado por la Fundación Niños del Sol a los datos personales que tiene, obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
Libertad: El tratamiento que realice Fundación Niños del Sol a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de Fundacion Niños del Sol debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Fundacion Niños del Sol garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.
Acceso y circulación restringida: Fundación Niños del Sol garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
Seguridad: Fundación Niños del Sol implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
Confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de la Organización se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.
3. Tipos de datos
Fundación Niños del Sol, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes descritas, recolecta de sus Titulares información referente a sus datos personales tales como: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, NIT, correo electrónico, datos laborales, entre otros.
Lo anterior se justifica en razón de que Fundacion Niños del Sol tiene por objeto prestar servicios de soporte y acompañamiento tecnológico
4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales
Fundación Niños del Sol realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios de sus productos cumpliendo las normas exigidas.
La recolección de datos personales se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos.
Los datos personales son recolectados, organizados, almacenados, usados, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad, según lo indicado en el numeral 2 de esta Política. Las bases de datos de Fundacion Niños del Sol se almacenan en computadores y/o servidores en la nube del software utilizado por la empresa.
5. Autorización
El titular de la información tiene derecho a suministrar, conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, la cual se solicitará redactada en lenguaje claro y sencillo y deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico, digital o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior.
Al momento de solicitar al Titular la autorización, Fundación Niños del Sol deberá informarle de manera clara y expresa los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas al cual serán sometidos; así como los derechos que tiene como Titular y los medios a través de los cuales puede ejercerlos.
La autorización se solicitara a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, como correos electrónicos, así como poner en conocimiento de éstos la política y el modo de ejercer sus derechos; Adicionalmente, se publicará en la página web www.fundacionninosdelsol.org en la cual puedan visualizar la Política.
6. Derechos del titular de los datos
De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Deberes del responsable del tratamiento
De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información.
c. Informar debidamente al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas, peticiones y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular de la información, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular de la información, sobre el uso dado a sus datos personales.
n. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Transferencia de datos personales
Fundación Niños el Sol podrá transferir los datos personales de los Titulares entre sí, y a las demás compañías o entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al mismo grupo de control y/o grupo financiero, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, en estricto cumplimiento a lo dispuesto en la presente Política y las normas que regulan la materia.
9. Procedimiento para ejercer los derechos del titular de los datos
Cada titular tendrá derecho a actualizar, verificar, cambiar, reclamar o consultar su información personal en el momento que lo requiera comunicándose a Fundación Niños el Sol con una de las personas del área administrativa al número telefónico 4883287 en el horario de atención de lun-vie de 8am-6pm y sábados de 8am-12m o al correo:paula.nicholls@fundacionninosdelsol.org
10. Vigencia de la política
La presente Política de Tratamiento de la Información en Materia de Protección de datos personales de Fundación Niños el Sol, rige a partir de su publicación.
Esta Política puede ser modificada por Fundación Niños el Sol en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares de la información.
11. Otras disposiciones
Para efectos del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, Fundación Niños el Sol responderá y respetará el interés superior de estos, y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.
Fundación Niños el Sol, almacenará, usará o circulará los datos personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga Fundación Niños el Sol.
Fecha: Mayo 5 de 2021